Onboarding e Integração – HSystem
Objetivo: Padronizar o processo de onboarding, integração, ativação e encerramento do Channel Manager com a HSystem, garantindo qualidade, rastreabilidade e segurança operacional.
Escopo: Aplica-se às equipes de Implantação, Suporte e Channel Manager envolvidas em integrações com a HSystem.
Responsáveis: Analista de Implantação / Analista de Channel Manager.
Pré-requisitos: Acesso às macros oficiais, PMS do cliente e Channel Manager.
1. Onboarding (Levantamento Inicial)
O primeiro contato com o cliente é uma etapa crítica do processo, pois tem como objetivo compreender suas necessidades operacionais e coletar todas as informações indispensáveis para a integração.
Nesta fase inicial, deve-se utilizar obrigatoriamente a Macro: "Conexão HSystem", que orienta as perguntas a serem realizadas ao cliente e auxilia no correto preenchimento das informações.
Durante o onboarding, pode haver a necessidade de ajustes no PMS, principalmente para adequação de categorias de acomodações e quantidade de pessoas por unidade, de acordo com a estratégia de venda online do cliente.
Boa prática: Utilize seu conhecimento técnico e operacional para orientar o cliente sobre a melhor forma de configuração, garantindo eficiência operacional e correta exposição do inventário.
2. Solicitação de Conexão (Contato com a HSystem)
Após o levantamento das informações, é necessário agendar com o cliente a data e o horário desejados para ativação da conexão.
Com base nessas informações:
Utilize a Macro: "Conexão HSystem – E-mail Técnico";
Preencha os dados conforme enviados pelo cliente;
Encaminhe o e-mail para suporte@hsystem.com.br.
Antes do envio, é fundamental validar cuidadosamente todas as informações. Em seguida, alinhe com o cliente a ativação da conexão para o mesmo dia em que o atendimento estiver sendo realizado.
Observação: Esta conexão não requer agendamento com o N2 Channel.
3. Configuração do Channel Manager (Pré-ativação)
A configuração do Channel deve ser realizada após o retorno da HSystem.
3.1 Criação da Estrutura
Inicie pela criação da estrutura no Channel;
Configure o canal com base nas informações contidas na Macro: "Conexão HSystem – E-mail Técnico".
3.2 Credenciais de Acesso
Para cada hotel (empresa), a HSystem fornece:
ID
Usuário
Senha
Essas credenciais são utilizadas nas seguintes autenticações:
1. Autenticação no Canal de Venda
Usuário: Fornecido pela HSystem
Senha: Fornecida pela HSystem
2. Autenticação do Channel Manager
Usuário: Fornecido pela HSystem
Senha: Fornecida pela HSystem
4. Boas Práticas de Configuração
Realize toda a configuração do Channel antes da data agendada para a conexão;
Mantenha o canal INATIVO após a configuração;
Ative o canal somente no dia e horário agendados para a ativação da conexão.
5. Informações Técnicas e Limitações – HSystem
A integração com a HSystem é exclusivamente 2-Way, contemplando:
Envio de disponibilidade;
Integração de reservas.
Essa limitação é uma restrição da própria HSystem, visto que o Channel Manager possui capacidade para envio de tarifas e restrições.
Não há cobrança de pagamento realizada via Channel Manager;
Caso informações de pagamento sejam enviadas no XML da reserva, elas serão integradas diretamente no PMS;
Mesmo sem o envio de tarifas pelo Channel, é possível realizar o mapeamento de tarifas com a HSystem, permitindo a integração com a tarifa previamente identificada no PMS.
6. Ativação do Canal (Produção)
No dia e horário agendados, entre em contato com o cliente e solicite acesso à extranet do canal de vendas. Em seguida, realize a ativação do canal no Channel Manager.
Após a ativação:
Execute testes de envio de disponibilidade;
Verifique se o inventário está refletindo corretamente na extranet;
Identifique possíveis erros de conexão.
Em caso de inconsistências ou falhas, comunique imediatamente a HSystem utilizando o mesmo e-mail da solicitação de conexão, solicitando:
Confirmação do inventário; ou
Correção do erro identificado.
Caso necessário, realize novos testes de envio e solicite um teste de reserva.
Acompanhe todo o processo até confirmar que a integração foi concluída com sucesso. Após a validação, aplique o treinamento de Channel Manager ao cliente.
7. Encerramento e Aprovação Formal
Boas Práticas Técnicas
Antes de finalizar a implantação, é indispensável:
Documentar todas as etapas no ticket de atendimento;
Solicitar aprovação formal do cliente antes da ativação em produção;
Explicar ao cliente todo o fluxo do processo de integração;
Validar disponibilidade, tarifas e restrições;
Acompanhar a configuração de tarifas anuais;
Informar claramente quaisquer limitações técnicas identificadas.
Confirmação Final
A ativação do Channel em ambiente de produção deve ocorrer somente após o envio de uma confirmação formal por escrito por parte do cliente, como por exemplo:
“O cliente revisou e aprova a ativação do Channel Manager em ambiente de produção conforme as configurações acordadas.”
Esse aceite formal garante transparência no processo e resguarda a equipe técnica.
8. Finalização do Processo
Após a confirmação formal do cliente, a implantação é considerada finalizada. Todos os testes devem estar validados, as configurações revisadas e a comunicação devidamente registrada. A equipe técnica permanece disponível para suporte em caso de dúvidas ou ajustes posteriores.